ランディネットワーク
宮部 敏史
「システム担当者が退職することになった。あるいは、すでに退職してしまって誰もシステムを触れる人間がいない」という相談をいただくことがあります。
退職直後はシステムが動いているので問題が表面化しません。しかし、誰も対応できない状態は、静かに積み上がっていくリスクです。この記事では、在籍中にすべき準備と、すでに退職してしまった後の対処に分けて整理します。
退職が決まったら：在籍中にすること
退職日が決まっている段階が、最も動きやすいタイミングです。「引き継ぎ書を書いてもらう」だけでは不十分なことも多く、何を書いてもらうかを具体的に指定することが重要です。
最低限の引き継ぎドキュメント
以下の項目を埋めた引き継ぎ書を作成してもらいます。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| サーバー情報 | ホスト名・IPアドレス・SSHアクセス情報 |
| データベース情報 | 接続先・接続ユーザー・バックアップの場所と頻度 |
| 主な業務フロー | 月次・年次で何を実行しているか |
| 定期作業 | バッチ処理の実行タイミングと内容 |
| 障害時の対応手順 | 過去に起きたトラブルと対処方法 |
| 各種アカウント情報 | サービスのログイン情報（パスワード管理ツールへの移管） |
「ドキュメントがない状態で引き継いだ場合に何が困るか」を具体的にイメージしながらチェックするのが効果的です。
アクセス権限を組織管理アカウントに移す
退職者個人のメールアドレスやクレジットカードに紐付いているサービスがあれば、在籍中に組織管理のアカウントへ移管します。退職後は本人のメールアドレスが使えなくなるため、パスワードリセットすら難しくなります。
移管の際は、退職者個人のIDやパスワードをそのまま引き継ぐのではなく、組織として管理する新しいアカウントを作成し権限を付け直すことが望ましいです。退職者の個人アカウントは退職日に権限を剥奪・停止してください。
すでに退職してしまった場合：まず確認すること3つ
1. ソースコードはどこにあるか
システムの設計図にあたるソースコードが、どこにあるかを確認します。
- 社内サーバーまたはパソコンに直接置いてある場合 — 会社支給PCや社内サーバー、共有ストレージに業務データとして残っていないか確認します。退職前であれば、社内で管理できる場所へコピーを確保してください。私物PCや個人の管理領域が関わる場合は、就業規則や契約に基づいて対応してください。
- GitHub や GitLab などで管理されている場合 — アクセス権限が退職者個人のアカウントに紐付いていないか確認します。組織アカウントで管理されていれば引き継ぎやすいです。
- ソースコードが見当たらない場合 — 外部委託で納品物に含まれていなかった、紛失・移動した、保管場所が不明、または権利上取得が難しいケースなどさまざまです。契約書と納品書を確認してください。
2. サーバー・ドメインの管理権限は誰にあるか
サーバーとドメインの管理アカウントを確認します。
- サーバー（VPS・クラウド）の契約者名とログイン情報
- ドメインの登録者名と更新期限
- データベースのバックアップがあるか、どこに保存されているか
これらが退職者個人のメールアドレスやクレジットカードに紐付いている場合、更新が止まってシステムが突然使えなくなるリスクがあります。早急に引き継ぎ先のアカウントに変更してください。
3. ドキュメントの有無
システムの仕様書・設計書・操作マニュアルが残っているかを確認します。ない場合でも諦める必要はありません。次のセクションで説明します。
元担当者から情報を引き出せなかった場合
退職した担当者と連絡が取れない、または引き継ぎ期間がなかった、というケースもあります。その場合でも、コードと環境から手がかりを得られることがあります。
設定ファイルから読む
多くのシステムでは、データベースへの接続情報やファイルの格納場所など、動作に必要な設定が設定ファイル・環境変数・管理画面などに記録されています。そこから「このシステムが何のサービスを使っているか」の手がかりが得られます。
ログから動作を推測する
サーバーには動作の記録（ログ）が残っています。どの時間帯に処理が走っているか、エラーが出ていないかを確認するだけでも、システムの概要が見えてきます。
コードやログからシステムを読み解くこうした作業は、仕様書のない状態でも保守性を回復していく出発点です。この方向性はレガシーシステム再生とは？リプレースの前に現行システムを活かす選択肢で詳しく解説しています。
引き継ぎ後に最低限やること
バックアップの確認と仕組み化
まず、データのバックアップが機能しているかを確認します。バックアップがない、あるいは数ヶ月前のものしかない、という状態は危険です。
バックアップは「取る仕組み」と「取れていることを確認する仕組み」の両方が必要です。
動作確認を習慣にする
毎日または週1回、システムが正常に動いているかを簡単に確認する手順を作ります。エラーメールが飛んでくる設定があれば、それが誰に届いているかを確認してください。
次の担当者を決める
社内で引き継ぐか、外部に委託するかを決めます。どちらであっても、「誰も知らない状態」を長く続けないことが重要です。外部委託の場合は、ソースコード・ドキュメント・アクセス権限の整理を先に済ませておくと、依頼がスムーズになります。
おわりに
担当者退職後のシステムは「動いているうちに手を打つ」のが原則です。不具合が起きてからでは調査に時間がかかり、復旧コストが大きくなります。退職までまだ時間がある場合は、システムの属人化を、担当者が辞める前に解消しておく方法もあわせてご覧ください。
退職後の保守をどう外注するか、外注先選びのポイントについてはレガシーシステム保守とは？古いシステムを安全に使い続けるための考え方で整理しています。
「システムの寿命を決めるのは技術の新しさではなく、理解している人がいるかどうか」
ソースコードはあるがドキュメントがない、アクセス権限が整理できていないといった状態でも対応できます。状況を整理したい場合はレガシーシステム保守または障害調査・原因分析からご相談ください。